Cellule Fonds européens
Fonds pour les frontières extérieures et Fonds européen pour le retour
Avec le soutien de la Commission européenne 
Service public fédéral Intérieur
Il est essentiel de bien distinguer le projet du reste des activités de l’organisation, car seules les activités clairement réalisées dans le cadre du projet généreront des dépenses éligibles. Il est donc dans l’intérêt du promoteur de projet d’établir clairement le cadre administratif du projet au sein de l’organisation. En particulier, il y a lieu de veiller à :
· mettre sur pied une administration et une comptabilité séparées, toutes deux distinctes de celles mises en place pour le fonctionnement journalier de l'organisation, au moyen de l'attribution d'un code analytique distinct (ceci ne s’applique pas nécessairement aux administrations et aux entités publiques);
· définir une clé de répartition objective et justifiée des dépenses qui sont seulement partiellement introduites dans le projet.
Comme mentionné précédemment, par souci de transparence, la préférence est donnée à la gestion financière avec une comptabilité séparée pour le projet (par exemple une comptabilité analytique ou un code de projet). Toutes les pièces justificatives originales liées au projet doivent être enregistrées, datées, numérotées (à l’encre indélébile) et conservées par le bénéficiaire.
Lors de l’introduction du rapport financier final, il faut joindre une copie de toutes les pièces justificatives utiles concernant le financement du projet (contrats, décisions, décrets, courriers, etc.). Pour chaque rapport financier, toutes les pièces justificatives (comme les factures) doivent être reprises dans un tableau récapitulatif conforme et une copie de chaque pièce justificative doit être jointe.
Les coûts doivent pouvoir être prouvés sur la base de factures régulières établies par un tiers (ces documents possèdent un caractère probant). Seulement dans certains cas exceptionnels, d’autres documents (tickets de caisse, documents internes,…) pourront être admis. Pour les tickets de caisse, il doit être fait mention du fournisseur, de la date, du bien et/ou du service fourni. Pour les frais d’inscriptions à un séminaire ou une formation, le formulaire d’inscription complété et l’extrait de compte bancaire y afférents devront être introduits. Pour les frais de personnel, les fiches de salaire individuelles seront exigées. De plus, une preuve de paiement (bancaire) sera exigée aux organisations non-gouvernementales (d’autres preuves de paiement sont d’application pour les organismes publics)..
La référence du contrat concerné (par exemple : EBF-2007-1) doit être indiquée à l’encre indélébile sur tous les documents originaux.
Cette mention sert en outre à indiquer clairement le remboursement, complet ou partiel, prélevé pour un projet. Dans le cas d’un remboursement partiel, elle sert également à montrer de quelle manière le pourcentage restant est cofinancé. Les clés de répartition doivent en plus toujours être prouvées et documentées afin que le pourcentage corresponde à la réalité : par exemple, le nombre de personnes travaillant à plein temps (dans l’organisation ou dans le service) par rapport au nombre de personnes travaillant pour le projet.
Le paiement de toutes les dépenses réalisées doit pouvoir être contrôlé sur place sur la base d’extraits de comptes bancaires ou d’extraits de livres de caisses régulièrement tenus. Chaque facture doit être contresignée par le responsable du projet, comme preuve que les dépenses ont été réalisées dans le cadre du projet. Si, pour une raison ou pour une autre, le responsable du projet est absent, il faut une procuration écrite transférant cette compétence à une autre personne au sein de l'organisation.
Sur un certain nombre de documents, il faut en outre fournir les informations suivantes :
Pour le remboursement des frais de déplacement avec son véhicule privé (voir également les règles applicables pour l’éligibilité de ce type de dépense):
1. Le bénéficiaire et sa fonction au sein de l’organisation ;
2. La date et la raison du déplacement ;
3. Le lieu de départ et le lieu d’arrivée ;
4. Le nombre de kilomètres parcourus (aller et retour) ;
5. La signature du responsable de projet et du comptable ;
6. La preuve de paiement (au comptant/par virement).
Pour les dépenses pour lesquelles il n’y a pas de facture disponible (attention, cela ne peut être pris en compte qu’exceptionnellement), il faut introduire une déclaration de créance reprenant les mentions suivantes :
1. Le sujet, la date et la raison des frais encourus ;
2. Le document de caisse (avec la mention du fournisseur, la date et le sujet) pour justifier la dépense ;
3. La signature du responsable de projet et du comptable ;
4. La preuve de paiement (au comptant/par virement).
S’il est fait appel à des bénévoles, nous attirons votre attention sur le fait que ce type de travail n’est pas rémunéré. Néanmoins, il est possible d’obtenir éventuellement le remboursement de certains frais, mais uniquement sur la base des dépenses réellement encourues (pièces justificatives). Un forfait journalier pour les repas peut être accordé, mais celui-ci ne peut pas excéder la valeur légale qu’un employeur paie pour les chèques-repas. En cas de prestations de services rémunérées par des honoraires ou assimilés (donc sans contrat de travail), le promoteur de projet doit fournir une fiche 281.50 (et une fiche récapitulative 325.50). A défaut, la dépense ne sera pas prise en compte pour la subvention.
Nous attirons également votre attention sur les points suivants :
· Frais de voyage et de séjour
Tous les frais doivent être prouvés (au moyen de tickets, bons, preuves de paiement,…). L’indemnité versée sur la base de ces frais ne peut en aucun cas excéder le montant maximal par jour.
· Conférences, séminaires etc.
Les listes de présence aux factures ainsi que les factures, notamment pour la location, la rémunération de l’orateur... doivent être conservées.
· Frais du personnel
Ces frais peuvent être prouvés de différentes manières, voir point sur les frais en personnel dans les règles d’éligibilité.
· Frais administratifs généraux
Les frais qui entrent dans les frais généraux (également appelés overhead costs) doivent également être prouvés au moyen de documents officiels.
Attention : le bénéficiaire accepte la venue de toutes les instances de contrôle qui effectuent leur mission dans le cadre des contrôles des dépenses. Le bénéficiaire accepte la consultation des factures et des pièces justificatives du projet. Les factures, les pièces justificatives et les documents relatifs au projet qui ne peuvent pas être produits par le bénéficiaire, ne seront pas pris en considération pour le remboursement.
Attention : le bénéficiaire accepte la venue de toutes les instances de contrôle qui effectuent leur mission dans le cadre des contrôles des dépenses. Le bénéficiaire accepte la consultation des factures et des pièces justificatives du projet. Les factures, les pièces justificatives et les documents relatifs au projet qui ne peuvent pas être produits par le bénéficiaire, ne seront pas pris en considération pour le remboursement.
Les pièces justificatives originales restent en possession du promoteur de projet. Le promoteur de projet doit les archiver et les garder au siège de l’organisation bénéficiaire durant les dix ans suivant le terme du contrat.
Dès que le contrat est signé, une première avance de 50 % de la subvention maximale peut être attribuée au promoteur de projet. Un second versement ne pourra être effectué qu’après utilisation d’au moins 60 % du montant de la première avance. Toute demande de versement de la seconde tranche du préfinancement doit être accompagnée d’un résumé des dépenses présenté sous la forme d’état d’avancement de la réalisation du projet.
Ce résumé doit être rédigé sur la base des postes budgétaires qui ont également été utilisés dans la fiche du budget prévisionnel. Dans les 14 jours suivant la réception de la demande du second versement de préfinancement accompagnée des documents nécessaires, l’autorité responsable entame la procédure de versement d’un deuxième préfinancement représentant au maximum 35 % du montant, pour autant que l'autorité responsable ait elle-même déjà réceptionné la deuxième avance de la Commission européenne. Ceci peut entraîner une certaine lenteur dans le paiement de la deuxième avance, étant donné que l’autorité responsable elle-même peut demander la seconde tranche des subsides seulement après que 60 % des subventions obtenues ont été dépensées par les partenaires, un résumé de dépenses certifié faisant foi.
Sur simple demande de l'autorité responsable le promoteur de projet doit pouvoir donner à courte échéance un état des dépenses exposées classées par catégorie de coût. Cet état des dépenses sert à l’autorité responsable pour suivre le niveau de consommation de la première partie de la subvention communautaire pour les projets relevant d’un même programme annuel. Quand 60% de la première partie de la subvention est consommé par l’ensemble des projets relevant d’un même programme annuel, l’autorité responsable peut solliciter la deuxième partie de la subvention auprès de la Commission européenne.
Seules les dépenses exposées peuvent être inclues dans l’état des dépenses. Vous trouvez ici le formulaire d’état des dépenses.
Seules les dépenses exposées peuvent être inclues dans l’état des dépenses. Vous trouvez ici le formulaire d’état des dépenses.
Tout au long du projet, les responsables de projets rédigent des rapports à intervalles réguliers. Pour ce faire, des formulaires spécifiques ont été développés ; ils reprennent l'essentiel des informations qui sont nécessaires afin de vérifier et d’évaluer la réalisation des objectifs et activités liés au projet.
Le rapport intermédiaire sur le contenu comprend :
· un certain nombre de données techniques (personne de contact, numéro du projet, année du programme, période sur laquelle porte le rapport...) ;
· une brève information sur le déroulement du projet ;
· un aperçu dressé sur la base des différents indicateurs comme déterminés au début du projet ;
· les éventuels problèmes rencontrés dans les activités déjà réalisées ou anticipées pour la période à venir ; certains de ces événements peuvent avoir un impact imprévu, et cette information peut permettre d’attirer l’attention de l’autorité responsable pour éviter des surprises désagréables au moment de l'évaluation finale.
Le rapport financier intermédiaire comprend :
· un compte de recettes et de dépenses avec une partie explicative et une copie des pièces justificatives.
A l’endroit prévu, veillez à indiquer clairement un renvoi au document justificatif conforme (par exemple, une facture) pour qu’il ne puisse pas y avoir de doute et que la pièce puisse être retrouvée facilement.
Les pièces justificatives doivent être classées par ordre chronologique et chaque pièce doit porter un numéro distinct composé de la référence complète du contrat, suivi du numéro de la pièce, par ex. : EBF 2007-1-6
Les pièces justificatives doivent être classées par ordre chronologique et chaque pièce doit porter un numéro distinct composé de la référence complète du contrat, suivi du numéro de la pièce, par ex. : EBF 2007-1-6
Attention :
L’information contenue dans ces rapports n’entrainera jamais de modification formelle du contrat. Toute modification significative des activités ou du budget doit faire l’objet d’un avenant dont la demande est introduite sous forme de fiche modificative.
Outre le suivi correct des projets, ces rapports doivent permettre à l’autorité responsable de rédiger le rapport intermédiaire d’avancement demandé à la Belgique par la Commission européenne.
Tous les documents prouvant que les obligations de publication ont été respectées devront être joints en annexe des rapports intermédiaires.
L’un des objectifs des rapports intermédiaires est de les utiliser comme base préparatoire aux visites de suivi du projet. En principe, ces visites s’effectuent au moins une fois par projet et ont pour but de soutenir les promoteurs du projet. Ensemble, nous analyserons la manière dont le projet est réalisé tant au niveau du contenu que du point de vue financier. Cette analyse peut déboucher sur des recommandations ou des propositions de correction.
Environ une semaine après la visite, l’autorité responsable rédigera un rapport de suivi qui sera envoyé au promoteur du projet.
Lors d’un prochain rapport intermédiaire ou dans le rapport final, il devra être clairement mentionné et expliqué si le projet a été adapté en vertu d’éventuelles recommandations.
Toutes sortes de circonstances peuvent nécessiter d’ajuster un projet. Si ces ajustements entraînent une modification des activités prévues dans le contrat ou de leur ampleur (telle que mesurée par les indicateurs) ou encore une modification significative d’une rubrique du budget, il y a modification du contrat et il faut donc demander un avenant par courrier électronique au moyen du formulaire prévu à cet effet. Cet avenant modifiera le contrat initiale. A défaut, le contrat initial sera automatiquement considéré comme nul, avec le risque de sanctions financières.
La demande d’avenant doit être argumentée et doit l’être encore plus soigneusement si son acceptation entraîne une réduction des activités programmées par le promoteur.
La date limite pour la signature d’un avenant est en tout cas le dernier jour de la durée du contrat. Un avenant peut avoir un effet rétroactif. Un promoteur peut être contraint d’user de cette faculté. Cependant, il convient d’éviter d’en abuser par simple commodité, car d’une part, ce n’est pas exemplaire en termes de bonne gouvernance, et d’autre part, cela entraîne une prise de risque : l’approbation de l’autorité responsable ne peut être présumée et un refus est toujours possible si celle-ci considère que la modification ne peut se justifier.
Une simple modification de calendrier qui n’entraîne pas de modification du volume d’activités finales ne requiert pas d’avenant.
Exceptionnellement, par exemple lorsque des modifications fondamentales changeant la nature du projet sont demandées, le Comité de sélection devra être convoqué. Il analysera si le projet modifié cadre encore avec la motivation sur la base de laquelle le projet initial avait été sélectionné et, en fonction, se prononcera sur l’opportunité de la modification.
Au plus tard deux mois après la fin du projet, chaque promoteur de projet doit transmettre le rapport final descriptif et financier à l’autorité responsable, sur la base d’un formulaire standard, disponible sur le site Internet. Ce document est composé de deux parties : le rapport sur le contenu du projet (ou descriptif d’activités) et le rapport financier. Il servira de base à la visite éventuelle d’évaluation finale et à la clôture du dossier par l’autorité responsable, ainsi qu’aux éventuels contrôles de l’Inspection des Finances ou de la Commission européenne.
Le rapport final sur le contenu du projet) se réfèrera précisément à la demande initiale du projet et au budget prévisionnel du projet, annexés au contrat. Après un récapitulatif du déroulement du projet et des éventuels problèmes ou difficultés rencontrés, le rapport détaille les activités réalisées, avec les indicateurs d’activités et d’impact qui ont pu être enregistrés. Si nécessaire, les écarts par rapport aux objectifs initiaux sont justifiés et argumentés.
Il ne faut pas joindre à ce rapport les pièces justificatives servant de base à l'enregistrement de l'évolution des indicateurs. L’autorité responsable doit cependant pouvoir les vérifier sur place.
Par contre, il faut joindre au rapport sur le contenu les fiches de prestation (time sheets) des travailleurs de l’organisation qui ont mené le projet ou qui y ont collaboré. Ces fiches présenteront le temps qui a été consacré quotidiennement aux activités du projet.
Ainsi, une correction financière pourra être apportée si les objectifs n’ont pas été atteints pour des raisons de mauvaise gestion ou de négligence (les détails sont fixés dans le contrat).
Clicquez ici pour le document
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Le rapport financier final reprendra un compte des dépenses et des recettes, un descriptif explicitant celui-ci et une copie des pièces justificatives. Le rapport doit être introduit sous la forme du modèle que vous pouvez télécharger ici. Il s’agit plus ou moins du même modèle que celui à compléter pour introduire un projet, mais ce formulaire contient une colonne supplémentaire sur chaque page de détails. Dans cette colonne, vous devez pour chaque ligne ajouter un renvoi clair vers la pièce justificative pour qu’il ne puisse pas y avoir de doute et que la pièce puisse être retrouvée facilement.
Les pièces justificatives doivent être classées par ordre chronologique et chaque pièce doit porter un numéro distinct composé de la référence complète du contrat, suivie du numéro de la pièce, par ex. : EBF 2007-1-6.
Lors de l’introduction de ce rapport financier, il faut joindre une copie de toutes les pièces justificatives utiles concernant le financement du projet (contrats, décisions, décrets, courriers, etc.). Toutes les pièces justificatives (comme les factures) doivent être reprises dans un tableau récapitulatif conforme.
Si cela s’applique à votre situation, n’oubliez pas de joindre également un document officiel du SPF Finances si vous souhaitez présenter la TVA comme coût subsidiable. Ce document doit attester que vous ne pas pouvez récupérer ni directement ni indirectement la TVA que vous avez payée.
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Le dossier financier contient une demande de créance datée et signée qui renvoie au contrat. Il comprend les informations suivantes :
1. le montant total des coûts générés dans le cadre du projet;
2. le montant des subsides perçus
3. le montant des autres revenus du projet, divisé en sources de financements (fonds propres, cofinancements publics, recettes,…) ;
4. le montant pour lequel un remboursement est sollicité auprès du fonds.
Les deux déclarations suivantes doivent également être annexées au dossier financier :
1. la déclaration attestant que les subventions du projet ne proviennent que d’une seule source de financement européen ;
2. la déclaration attestant que toutes les copies des pièces justificatives (loyers, factures, tickets de caisse,…) ont été contrôlées et certifiées selon les procédures internes et qu’elles sont par conséquent autorisées à être examinées.
Le dossier financier comporte toujours un état des dépenses dans lequel les frais réellement exposés sont représentés en fonction du budget initial du projet. Afin de rendre le dossier financier transparent, on doit pouvoir retrouver l’affectation de chaque pièce comptable dans les écritures comptables et analytiques. La liste détaillée de toutes les dépenses réparties entre les postes standards sera reprise, avec la mention du numéro unique de la pièce justificative et si nécessaire, de la clé de répartition qui lui est appliquée. L’autorité responsable vérifie sur place les pièces justificatives. Sur la base de ces données, et après un contrôle approfondi, l’autorité responsable déterminera le montant final de la subvention communautaire. Cette subvention équivaudra au moins élevé des montants suivants :
· la subvention maximale mentionnée dans le contrat ;
· la subvention maximale résultant de la multiplication des coûts éligibles totaux par le pourcentage admissible au titre du fonds (en général 50 %, exceptionnellement 75 % pour les actions prioritaires) ;
· le montant résultant de l’application du principe de non-profit : le projet ne peut dégager aucun bénéfice, et par exemple s’il génère des recettes inattendues, celles-ci seront déduites de la subvention communautaire.
Exemple : prenons un projet avec un budget de 10.000 € subventionné à 50%. Au cas où la somme intégrale a été correctement dépensée et si les objectifs sont atteints, le fonds interviendra pour le budget maximal accordé (5.000 €).
Si le budget est dépassé, l'intervention du fonds sera limitée au montant maximal accordé. Le pourcentage de la subvention cesse alors d’être d'application.
Exemple : partons du même projet avec un budget de 10.000 €. Pour diverses raisons, 12.000 € ont été dépensés. Sur la base du pourcentage de la subvention qui est de 50 %, on pourrait penser que la contribution du fonds sera de 6.000 €. Cependant, l'intervention se limitera à 5.000 €.
Ce principe est uniquement appliqué lorsque le budget global est dépassé et non pour un excès d’un poste budgétaire.
Si les dépense effectivement réalisées sont inférieures aux montants budgétisés, le montant de la subvention allouée sera inférieure au montant maximal mentionnée dans la subvention, afin de ne pas dépasser le pourcentage admissible.
Exemple : partons du même projet avec un budget de 10.000 €. Pour diverses raisons, seulement 8.000 € ont été dépensés. La subvention maximale inscrite dans le contrat s’élève à 5.000 €. Comme le pourcentage de la subvention est de 50 % maximum, donc la contribution du fonds sera limitée à 4.000 €..
Si l’application de ces deux règles génère un bénéfice, elles cessent d’être d’application.
Exemple : prenons le même projet avec un budget de 10.000 €. 10.000 € ont été dépensés. Mais le cofinancement national comprend des postes subventionnés à concurrence de 6.000 €. La contribution du fonds sera seulement de 4.000 €, sinon, le cofinancement national n’étant pas réductible, le projet dégagerait un bénéfice de 1.000 €.
Sur la base de toutes les données communiquées dans le cadre des rapports, des décomptes finaux, des conclusions faites lors des visites de contrôle, l’autorité responsable rédige un rapport de mise en œuvre du programme annuel dans sa totalité, en y joignant un décompte final indiquant tous les montants dus pour les projets.
Parallèlement, l’autorité d’audit, à savoir le Corps Interfédéral de l’Inspection des Finances, contrôle un échantillon équivalent à 10 % du montant total de l’ensemble du programme. L’autorité d’audit peut apporter des corrections dans le décompte final. Le rapport sur la mise en œuvre du programme annuel, éventuellement corrigé par l’autorité d’audit et contenant le décompte final validé par l’autorité de certification, est ensuite transmis à la Commission européenne. Celle-ci évalue le rapport à la lumière des priorités stratégiques et des objectifs approuvés par elle et inscrits dans le programme pluriannuel.
La Commission européenne peut également décider de réaliser un audit de certains projets. Il est possible qu’aussi bien l’autorité d’audit que la Commission européenne souhaitent visiter un certain nombre de promoteurs de projet pour effectuer des contrôles supplémentaires. Dans ce cas, l’autorité responsable joue le rôle d'intermédiaire pour la planification pratique.