Cel Europese Fondsen
Buitengrenzenfonds en Europees Terugkeerfonds
Met de steun van de Europese Commissie 
Federale overheidsdienst Binnenlandse Zaken Overheidsdienst Binnenkandse Zaken
Dit is een algemeen overzicht van hoe de selectie grosso modo zal plaatsvinden. Elke oproep kan echter meer specifieke regels of criteria opleggen. Om deze te kennen verwijzen we u dan ook graag door naar de beschrijving van de oproep, waarin deze voorwaarden duidelijk worden omschreven.
De selectie gebeurt in vier fases:
Na afloop van deze vier fases, zal de verantwoordelijke autoriteit de subsidiecontracten opstellen en ter ondertekening voorleggen aan de minister.
In een eerste onderzoek van de verantwoordelijke autoriteit wordt gecontroleerd of de formele vereisten en de administratieve voorwaarden zijn voldaan:
· indiening (papieren en elektronische versie) voor de einddatum van de oproep;
· een volledig ingevuld formulier (vooral de omschrijving van het project en het financiële deel), gedateerd en gesigneerd;
· conformiteit van de bijlagen (of zoniet, rechtvaardiging waarom niet) ;
· niet-lucratief karakter van het project;
· dimensie project (tegenover structurele activiteit);
· voldoende bewijs van voldoende beschikbare eigen financiering;
· overeenkomst data met uitgaven die in aanmerking komen;
Mits akkoord van de verantwoordelijke autoriteit, zal de inschrijver eventueel de mogelijkheid hebben om de ontbrekende documenten binnen een overeengekomen termijn op te sturen.
De inschrijvers waarvan het projectvoorstel wordt verworpen door de verantwoordelijke autoriteit tijdens de ontvankelijkheidsfase worden hiervan op de hoogte gesteld via een gemotiveerde beslissing per mail met een ontvangstbevestiging en ze zullen 7 kalenderdagen hebben om eventueel protest aan te tekenen dat moet verstuurd worden per mail met een ontvangstbevestiging, en waarop de verantwoordelijke autoriteit een uitspraak doet binnen de 7 kalenderdagen.
We geven hier enkele aandachtspunten mee
1. Alleen projectvoorstellen die worden ingediend aan de hand van het officiële aanvraagformulier worden bestudeerd. Deze formulieren zijn beschikbaar op de website van de verantwoordelijke autoriteit en moeten zowel elektronisch als per post worden doorgestuurd. De papieren versie dient ondertekend en gedateerd te worden doorgestuurd, waarbij de poststempel als bewijs dient. De voorstellen die op een los vel papier of een ander formulier worden ingediend, worden niet in overweging genomen voor de selectie.
2. Het formulier dient correct te worden ingevuld, dit wil zeggen duidelijk en volledig, zodat het mogelijk is:
· tot de selectie over te gaan, dankzij een duidelijk zicht op het probleem, de doelstelling, de gebruikte middelen, de verwachte resultaten enerzijds en anderzijds de projecten indien nodig te vergelijken
· de opvolging te verzekeren tijdens de projectuitvoering, met name het volgen van de planning, maar ook het doorvoeren van eventuele noodzakelijke aanpassingen,
· op het einde het project te kunnen evalueren, zowel de realisaties als de lessen die er uit voortvloeien
3. Het budgettair overzicht van het project, met de berekeningswijze van de bedragen van de geraamde begroting, dient met zorg te worden ingevuld. De projecten waarvan dit deel niet correct werd ingevuld worden niet in overweging genomen. Hiervoor is een template beschikbaar op de site
4. De projectfiche dient de indicatoren correct weer te geven; ze vertalen de objectieven in cijfers waardoor de efficiëntie kan worden bepaald - dit wil zeggen de verhouding tussen de voorziene uitgaven en de verwachte resultaten - en het project correct kan worden geëvalueerd. De indicatoren moeten aan bepaalde vereisten voldoen.
· het moet gaan om gegevens die relevant zijn voor het project
· het moet gaan om substantiële gegevens die betrekking hebben op de essentie van het project
· de gegevens moeten meetbaar zijn (voorbeeld: de kwaliteit van een gepresteerde dienst is niet meetbaar, maar wel de wachttijd, de duur voor de opening van een dienst, de tevredenheid van de gebruikers - via een schriftelijke en geconsolideerde enquête- enz.)
· de gegevens moeten verifieerbaar en controleerbaar zijn
· de indicatoren moeten meetbaar zijn in de tijd.
Om operationeel te zijn, moet de indicator registreerbaar zijn en dit soms vóór de aanvang van het initiatief. Wanneer het gaat om het meten van een evolutie, moeten de gegevens kunnen worden vergeleken met de oorspronkelijke gegevens. De indicatoren die de impact weergeven kunnen zeer divers zijn en zijn soms moeilijk te bepalen. De indicatoren die toelaten om de uitvoering van de activiteiten te meten zijn echter eenvoudiger en dienen duidelijk te worden weergegeven in de projecten:
· hoeveel personen worden bereikt met de activiteit?
· hoeveel activiteiten zijn er?
· eventueel van welke duur?
· …
Bijvoorbeeld: 4 opleidingen van elk 5 dagen over 4 verschillende thema's (of eventueel dezelfde, te specificeren), met elk 20 deelnemers (dezelfde of andere, te specificeren).
De indicatoren dienen zo duidelijk en precies mogelijk te worden beschreven in het formulier tot aanvraag van subsidie.
De indicatoren dienen zo duidelijk en precies mogelijk te worden beschreven in het formulier tot aanvraag van subsidie.
Het voor subsidie beschikbare budget is beperkt. Als de aanvragen van subsidie voor projecten het beschikbare bedrag overtreft, wordt een nadere selectie gemaakt. Hierbij wordt alleen gekeken naar projecten die op basis van de formele en inhoudelijke criteria in aanmerking zouden komen voor subsidiering.
Op basis van een lijst van criteria met een daaraan gekoppeld evaluatiesysteem wordt dan door de selectiecommissie een relatieve volgorde bepaald van de aanvragen. Het is dus mogelijk dat een project aan alle voorwaarden voldoet maar toch geen subsidie ontvangt, omdat het beschikbare budget al is uitgeput door subsidie aan andere projecten die relatief beter scoren. Mede gelet hierop zal noch het selectiecomité noch de Cel Eu-fondsen in geen enkel stadium van de selectieprocedure uitspraken kunnen doen over de kansen van een bepaald project op subsidie.
In het algemeen zullen onderstaande criteria bekeken worden (voor de exacte criteria verwijzen we naar de oproep):
· de mate waarin het project helpt bij het uitwerken van het jarenplan, in functie van de objectief verifieerbare indicatoren;
· relevantie van het project (logisch kader: relevantie van de aangekondigde activiteiten met resultaat, impact van de resultaten op de beoogde doelstellingen);
· efficiëntie van het project (verhouding kosten/realisaties);
· duurzaamheid van het project wanneer pertinent (project dat geleidelijk aan een structureel antwoord wil bieden op een probleem);
· kapitalisatie en verspreiding van het project wanneer pertinent (project “acties en analyses”, pilootproject), om een antwoord op een behoefte te testen;
· positieve neveneffecten
· ervaring en deskundigheid van de inschrijver
Op basis van de selectiecriteria stelt de verantwoordelijke autoriteit een beslissingsmatrix op die wordt voorgesteld op het selectiecomité, waardoor deze een vergelijkend beeld krijgt van de verschillende projecten.
Het selectiecomité doet een uitspraak op basis van een consensus. Het comité baseert zich, indien relevant, op elementen van de analyse van de verantwoordelijke autoriteit. Het comité neemt soevereine beslissingen maar geeft een globale argumentatie van de principes en prioriteiten die het heeft vooropgesteld om de selectie van de projecten uit te voeren, om een globale motivering te geven over de projecten die het verwerpt terwijl ze een positief advies van de verantwoordelijke autoriteit hadden gekregen. Indien het comité beslist een project te ondersteunen waarvan de analyse een negatief advies van de Inspectie van Financiën doet vermoeden, moet het een specifieke motivering geven om te anticiperen op dit risico.
Het selectiecomité komt per oproep, indien nodig, twee keer samen. Het comité kan aan de verantwoordelijke autoriteit vragen, om op haar instructie over bepaalde aspecten te onderhandelen met de promotoren van het project, of het gaat om een herformulering van de doelstellingen of acties, hun reikwijdte of budgettaire aanpassingen. In dat geval, wanneer een akkoord wordt bereikt tussen de promotor en de verantwoordelijke autoriteit, wordt het voorstel opnieuw voorgelegd aan het comité, dit wil zeggen in tweede zitting indien nodig, ofwel per e-mail. De tweede selectie is de definitieve.
Van de niet-geselecteerde projecten kan het comité ook een projectreserve aanleggen, in het geval er middelen zouden vrijkomen (terugtrekking van een projectpromotor, negatief advies van de auditinstantie, enz….). In ieder geval kunnen deze projecten alleen maar in het betrokken RF jaar worden gerecupereerd.
Wanneer het gaat om een tweejaarlijks project, kan het selectiecomité beslissen om het in zijn geheel te selecteren. In dat geval wordt het project automatisch in de RF selectie van het volgend jaar opgenomen, indien nodig door een eenvoudige update van de relevante informatie (budget,...), behalve indien de verantwoordelijke autoriteit een specifiek probleem signaleert (stopzetten project, probleem medefinanciering, slecht beheer,...).
De inschrijvers van de verworpen projecten worden schriftelijk op de hoogte gebracht van de negatieve beslissing.
Van de niet-geselecteerde projecten kan het comité ook een projectreserve aanleggen, in het geval er middelen zouden vrijkomen (terugtrekking van een projectpromotor, negatief advies van de auditinstantie, enz….). In ieder geval kunnen deze projecten alleen maar in het betrokken RF jaar worden gerecupereerd.
Wanneer het gaat om een tweejaarlijks project, kan het selectiecomité beslissen om het in zijn geheel te selecteren. In dat geval wordt het project automatisch in de RF selectie van het volgend jaar opgenomen, indien nodig door een eenvoudige update van de relevante informatie (budget,...), behalve indien de verantwoordelijke autoriteit een specifiek probleem signaleert (stopzetten project, probleem medefinanciering, slecht beheer,...).
De inschrijvers van de verworpen projecten worden schriftelijk op de hoogte gebracht van de negatieve beslissing.
Het beschikken over voldoende eigen cofinanciering voor het project is absoluut noodzakelijk. Het bewijs van de eigen cofinanciering moet worden ingediend bij de verantwoordelijke autoriteit op het ogenblik van indiening van de subsidie-aanvraag, dwz bij indiening van de projectfiche en de begrotingsraming.
In geval van cofinanciering door Fedasil, wordt dit bewijs van cofinanciering vervangen door een specifiek cofinancieringsdossier. De richtlijnen voor de opstelling van dit dossier kunnen worden verkregen bij de Cel vrijwillige Terugkeer van Fedasil. In dit geval zal het selectiecomité zich voorwaardelijke uitspreken over de toekenning van de subsidie. Bij gebrek aan eigen cofinanciering is het project niet subsidiabel, en zal er in geen geval subsidie worden toegekend.
De projecten die door het selectiecomité worden weerhouden, zullen worden onderworpen aan de normale administratieve en budgettaire controle en dus ook aan het advies van de Inspecteur van Financiën. Indien na afloop van de administratieve en budgettaire controle, de voorstellen worden verworpen door de autoriteit die bevoegd is in dat domein (in fine de minister van Begroting en de Ministerraad), wordt de selectie geannuleerd en wordt deze beslissing meegedeeld aan de inschrijvers van de betrokken projecten, alsook aan de leden van het selectiecomité. De projectinschrijvers waarvan de financiering werd gevalideerd door de administratieve en budgettaire controle worden per brief geïnformeerd.