Cel Europese Fondsen
Buitengrenzenfonds en Europees Terugkeerfonds
Met de steun van de Europese Commissie 
Federale overheidsdienst Binnenlandse Zaken Overheidsdienst Binnenkandse Zaken
Het is heel belangrijk om het project te onderscheiden van de overige activiteiten van de organisatie want alleen activiteiten die duidelijk in het kader van het project werden uitgevoerd geven aanleiding tot subsidiabele uitgaven. Het is dus in het belang van de projectpromotor om een duidelijk administratief kader op te stellen van het project binnen de organisatie. Er moet in het bijzonder gelet worden op:
· het voorzien van een aparte administratie en boekhouding die beiden onafhankelijk zijn van de bestaande diensten voor de dagelijkse werking van de organisatie en dit door het toekennen van een aparte analytische code. (dit is niet noodzakelijk van toepassing op administratieve en openbare overheden)
· het vastleggen van een objectieve en gerechtvaardigde verdeelsleutel van de uitgaven die alleen gedeeltelijk in het project worden ingediend.
Zoals we hierboven hebben vermeld wordt om de transparantie te garanderen de voorkeur gegeven aan een financieel beheer met een aparte boekhouding voor het project (bv. via een analytische boekhouding of een projectcode). Alle originele bewijsstukken in verband met het project moeten geregistreerd, gedateerd, genummerd (met onuitwisbare inkt) en bewaard worden door de begunstigde.
Bij het indienen van het finale financieel verslag dient ook een kopie van alle relevante bewijsstukken in verband met de financiering van het project (contracten, beslissingen, decreten, brieven enz.) worden toegevoegd. Bij elk financieel verslag moeten alle bewijsstukken (zoals de facturen) in een overeenkomstige overzichtstabel worden vermeld en een kopie van elk bewijsstuk moet mee ingediend worden.
De kosten moeten worden aangetoond op basis van de regelmatige facturen opgemaakt door een derde (zulke documenten hebben bewijskracht). Alleen in uitzonderlijke gevallen zullen andere documenten (kassabonnen, interne documenten enz.) worden aanvaard. De kassabonnen dienen duidelijk de leverancier, de datum, het goed en/of de geleverde dienst te vermelden. Voor de inschrijvingskosten voor een seminarie of een opleiding moeten het ingevulde inschrijvingsformulier en het bijhorende bankrekeninguittreksel worden ingediend. Voor de personeelskosten zijn de individuele loonfiches vereist. Bovendien zal ook een bewijs van betaling (via de bank) worden gevraagd aan niet gouvernementele organisaties (Voor publieke organen zijn er andere manieren van bewijs van toepassing.)
Op alle originele documenten dient men in onuitwisbare inkt de referentie van het desbetreffende contract te plaatsen: vb: EBF-2007-1
Deze vermelding dient onder meer om duidelijk de terugbetaling, gedeeltelijk of geheel, weer te geven die opgeëist wordt voor een project. In het geval van een gedeeltelijke terugbetaling dient het ook om aan te tonen op welke manier het resterende percentage meegefinancierd wordt. De verdeelsleutels moeten bovendien steeds worden aangetoond en toegelicht zodat het percentage overeenkomt met de realiteit. Het aantal personen dat bijvoorbeeld voltijds werkt (in de organisatie) in verhouding tot het aantal personen dat voor het project werkt.
De betaling van alle gerealiseerde uitgaven moet controleerbaar zijn ter plaatse op basis van bankrekeninguittreksels of uittreksels van regelmatig bijgehouden kasboeken. Elke factuur moet ondertekend worden door de projectverantwoordelijke, als bewijs dat de uitgaven werden gerealiseerd in het kader van het project. Indien om de een of andere reden de projectverantwoordelijke afwezig is, is een geschreven volmacht nodig om deze bevoegdheid aan een andere persoon van de organisatie over te dragen.
Op een bepaald aantal documenten dient bovendien volgende informatie te worden vermeld:
Voor de terugbetaling van de verplaatsingskosten met het privé-voertuig (zie ook de regels die van toepassing zijn voor het inbrengen van dergelijke kost):
1. De begunstigde en zijn functie binnen de organisatie
2. De datum en de reden van de verplaatsing
3. De plaats van vertrek en van aankomst
4. Het aantal afgelegde kilometers (heen en terug)
5. Het ondertekenen van de projectverantwoordelijke en de boekhouder
6. Het bewijs van betaling (contant/ per overschrijving).
Voor de uitgaven waarvoor geen factuur beschikbaar is (let op, hier kan slechts uitzonderlijk mee rekening worden gehouden) moet een schuldvordering worden ingediend waarop volgende vermeldingen staan:
1. Het onderwerp, de datum en de reden van opgelopen kosten
2. Het kasdocument (met vermelding van de leverancier, de datum en het
onderwerp) om de uitgave te rechtvaardigen
3. Handtekening van de projectverantwoordelijke en de boekhouder
4. Het bewijs van betaling (contant/ per overschrijving)
Indien een beroep wordt gedaan op vrijwilligers vestigen we uw aandacht op het feit dat dit soort werk niet vergoed wordt. Het is om eventueel een terugbetaling van bepaalde kosten te verkrijgen, maar alleen op basis van reëel uitgevoerde uitgaven (bewijsstukken). Er kan een dagvergoeding voor maaltijden worden toegekend maar die mag niet hoger zijn dan de wettelijke waarde van de werkgeversbijdrage aan een maaltijdcheque.
In geval van prestatie van diensten die vergoed worden aan de hand van erelonen of gelijkaardige (dus zonder arbeidsovereenkomst), moet de projectpromotor een fiche 281.50 afleveren (en een overzichtsfiche 325.50). Zoniet zal de uitgave niet in aanmerking komen voor een subsidie.
In geval van prestatie van diensten die vergoed worden aan de hand van erelonen of gelijkaardige (dus zonder arbeidsovereenkomst), moet de projectpromotor een fiche 281.50 afleveren (en een overzichtsfiche 325.50). Zoniet zal de uitgave niet in aanmerking komen voor een subsidie.
Hier volgen nog enkele aandachtspunten:
· Reis- en verblijfskosten
Alle gemaakte onkosten dienen bewezen te worden (tickets, bonnen, betalingsbewijzen,….). De terugbetaling op basis van deze bewezen onkosten kan in geen geval meer bedragen dan het geldende maximale Per Diem bedrag.
· Conferenties, seminaries en dergelijke
Aanwezigheidslijst samen met facturen voor oa de huur, spreekloon, … moeten bijgehouden worden.
· Personeelskosten
Deze kunnen op verschillende manieren aangetoond worden, zie het punt “staff costs” in de Eligibility Rules
· Overhead
Ook de onkosten die onder overhead vallen, dienen door middel van officiële documenten aangetoond te worden.
Let op: De begunstigde aanvaardt alle controle-instanties die hun opdracht uitvoeren in het kader van de controle van de uitgaven. De begunstigde aanvaardt dat de facturen en bewijsstukken van het project worden ingekeken. Met de facturen, bewijsstukken en documenten met betrekking tot het project die de begunstigde niet kan voorleggen wordt geen rekening gehouden voor de terugbetaling.
De originele bewijsstukken blijven in het bezit van de projectpromotor. De projectpromotor moet ze archiveren en op het hoofdbestuur van de begunstigde organisatie houden gedurende 10 jaar volgend op het einde van het contract.
Van zodra het contract ondertekend is kan een eerste voorschot van 50% van de maximale subsidie worden toegekend aan de projectuitvoerder.
Een tweede storting is alleen mogelijk nadat minstens 60% van het bedrag van het eerste voorschot is gebruikt. Elke vraag tot storting van de tweede schijf van prefinanciering moet vergezeld zijn van een samenvatting van de uitgaven die werden gedaan via een financieel voortgangsverslag van de uitvoering van het project. Hier vind u een voorbeeldformulier.
Een tweede storting is alleen mogelijk nadat minstens 60% van het bedrag van het eerste voorschot is gebruikt. Elke vraag tot storting van de tweede schijf van prefinanciering moet vergezeld zijn van een samenvatting van de uitgaven die werden gedaan via een financieel voortgangsverslag van de uitvoering van het project. Hier vind u een voorbeeldformulier.
Deze samenvatting moet worden opgericht op basis van de begrotingsposten die eveneens in de oorspronkelijke budgetfiche werden gebruikt.
Binnen de 14 dagen na de ontvangst van de aanvraag tot storting van het tweede storting, samen met de benodigde documenten, start de verantwoordelijke autoriteit de procedure van overschrijving van maximaal 35% van het bedrag vermeld in het geraamde budget, in zoverre de verantwoordelijke overheid zelf reeds het tweede voorschot van de Europese Commissie heeft ontvangen. Dit kan voor enige vertraging zorgen bij de betaling van het tweede voorschot, aangezien de verantwoordelijke autoriteit zelf het tweede deel slechts kan aanvragen nadat 60% van het geheel van de reeds verkregen 50% subsidies werden uitgegeven waarbij een gecertificeerde uitgavendeclaratie als bewijs dient.
Binnen de 14 dagen na de ontvangst van de aanvraag tot storting van het tweede storting, samen met de benodigde documenten, start de verantwoordelijke autoriteit de procedure van overschrijving van maximaal 35% van het bedrag vermeld in het geraamde budget, in zoverre de verantwoordelijke overheid zelf reeds het tweede voorschot van de Europese Commissie heeft ontvangen. Dit kan voor enige vertraging zorgen bij de betaling van het tweede voorschot, aangezien de verantwoordelijke autoriteit zelf het tweede deel slechts kan aanvragen nadat 60% van het geheel van de reeds verkregen 50% subsidies werden uitgegeven waarbij een gecertificeerde uitgavendeclaratie als bewijs dient.
Op simpel verzoek van de verantwoordelijke autoriteit dient de projectpromotor een kort overzicht te kunnen geven van de budgettaire staat van het project (hoeveel uitgaven, hoeveel daarvan subsidies,...)
Dit om de voortgang van de besteding van de subsidies te kunnen opvolgen met als doel zo snel mogelijk na het overschrijden van de 60% drempel van het eerste deel subsidies, het tweede deel te kunnen aanvragen zodat de financiering van de projecten niet in gevaar komt. Enkel uitgaven die effectief gemaakt zijn, mogen in deze declaratie opgenomen worden.
Voor deze declaratie vindt u hier een template.
Tijdens het project stellen de projectverantwoordelijken op geregelde tijdstippen verslagen op. Hiervoor worden specifieke formulieren voorzien. Ze geven het essentiële aan informatie weer die nodig zijn om de doelstellingen en de activiteiten in verband met het project te controleren en te evalueren.
Het inhoudelijke tussentijds verslag omvat:
Het inhoudelijke tussentijds verslag omvat:
· een bepaald aantal technische gegevens (contactpersoon, projectnummer, programmajaar, de periode waarop het verslag betrekking heeft..);
· beknopte informatie over het verloop van het project;
· een overzicht op basis van de verschillende indicatoren zoals bepaald aan het begin van het project;
· de eventuele problemen tijdens de reeds gerealiseerde of geanticipeerde activiteiten voor de komende periode; bepaalde evenementen kunnen onverwachte impact hebben en aan de hand van deze informatie kan de aandacht van de verantwoordelijke autoriteit getrokken worden om onaangename verrassingen te vermijden op het moment van de eindevaluatie.
Het financiële tussentijdse verslag omvat:
· een rekening met inkomsten en uitgaven met een verklarend deel en een kopie van de bewijsstukken.
Gelieve er op te letten om op de voorziene plaats een duidelijke verwijzing te maken naar het overeenkomstige bewijsstuk (factuur bijvoorbeeld), en dat op een manier zodat er geen twijfel mogelijk kan zijn en dat het stuk op eenvoudige wijze teruggevonden kan worden.
De bewijsstukken dienen daarom chronologisch gerangschikt te worden en elke stuk dient afzonderlijk een nummer te krijgen bestaande uit de volledige contractreferentie plus de nummer van het stuk: vb: EBF 2007-1-6
Opgelet:
De informatie in deze verslagen houdt geen formele wijziging van het contract in. Elke significante wijziging van de activiteiten of van de begroting moet in een aanhangsel worden vermeld waarvan de aanvraag onder de vorm van een wijzigingsfiche wordt ingediend.
Naast de correcte opvolging van de projecten kan de verantwoordelijke autoriteit aan de hand van deze verslagen het tussentijds voortgangsverslag opstellen dat de Europese Commissie aan België vraagt. In bijlage bij de tussentijdse verslagen worden alle documenten gevoegd die bewijzen dat de verplichtingen inzake publicatie werden gerespecteerd.
Naast de correcte opvolging van de projecten kan de verantwoordelijke autoriteit aan de hand van deze verslagen het tussentijds voortgangsverslag opstellen dat de Europese Commissie aan België vraagt. In bijlage bij de tussentijdse verslagen worden alle documenten gevoegd die bewijzen dat de verplichtingen inzake publicatie werden gerespecteerd.
Een van de doelstellingen van de tussentijdse verslagen is ze als voorbereiding te gebruiken voor de opvolgingsbezoeken van het project. In principe gebeuren deze bezoeken minstens één keer per project en hebben ze als doel de projectpromotoren te steunen. Samen wordt geanalyseerd hoe het project wordt uitgevoerd zowel op inhoudelijk als op financieel niveau. Dit kan leiden tot aanbevelingen of voorstellen tot verbetering die in het verslag zullen worden vermeld.
Ongeveer een week na het bezoek stelt de verantwoordelijke autoriteit een verslag op dat naar de projectuitvoerder zal worden gestuurd.
In een volgend tussentijds verslag of in het eindverslag dient duidelijk te worden vermeld en uitgelegd dat het project werd aangepast in de zin van deze aanbevelingen (indien van toepassing).
Ongeveer een week na het bezoek stelt de verantwoordelijke autoriteit een verslag op dat naar de projectuitvoerder zal worden gestuurd.
In een volgend tussentijds verslag of in het eindverslag dient duidelijk te worden vermeld en uitgelegd dat het project werd aangepast in de zin van deze aanbevelingen (indien van toepassing).
Verschillende omstandigheden kunnen aanleiding geven tot aanpassing van een project. Indien deze aanpassingen voor een wijziging van de activiteiten uit het contract zorgt of van hun draagwijdte (zoals bepaald door de indicatoren) of voor een belangrijke wijziging van een begrotingsrubriek, is er sprake van een aanpassing van het contract en dient per mail een aanvraag tot aanhangsel te worden aangevraagd via het daartoe dienende formulier. Dit aanhangsel wijzigt het oorspronkelijke contract.
Zonder dit aanhangsel zal het oorspronkelijke contract automatisch als niet-geldig worden beschouwd, met het risico op financiële sancties.
De aanvraag tot aanhangsel moet worden geargumenteerd en dit dient des te zorgvuldig te gebeuren indien de wijziging zorgt voor een inkrimping van de activiteiten die de promotor heeft gepland. De einddatum voor het ondertekenen van een aanhangsel is in ieder geval de laatste dag van de looptijd van het contract. Een aanhangsel kan met terugwerkende kracht werken. Een projectpromotor kan genoodzaakt zijn hiervan gebruik te maken. Wel dient te worden vermeden hier misbruik van te maken vermits het geen voorbeeld is van goed bestuur en dit een risico inhoudt: men kan niet altijd uitgaan van de goedkeuring van de verantwoordelijke autoriteit en dient dus rekening te houden met een weigering indien de verantwoordelijke autoriteit van mening is dat de wijziging niet te rechtvaardigen is.
Voor een eenvoudige wijziging van de planning die geen wijziging van het aantal eindactiviteiten meebrengt is geen aanhangsel vereist.
In uitzonderlijke gevallen, bv. wanneer belangrijke wijzigingen worden aangevraagd die de aard van het project veranderen, dient het Selectiecomité te worden opgeroepen. Het comité zal dan analyseren of het gewijzigde project nog steeds te rijmen valt met de motivering op basis waarvan het oorspronkelijke project werd geselecteerd en zal zich in functie hiervan uitspreken over de geschiktheid van de wijziging.
Zonder dit aanhangsel zal het oorspronkelijke contract automatisch als niet-geldig worden beschouwd, met het risico op financiële sancties.
De aanvraag tot aanhangsel moet worden geargumenteerd en dit dient des te zorgvuldig te gebeuren indien de wijziging zorgt voor een inkrimping van de activiteiten die de promotor heeft gepland. De einddatum voor het ondertekenen van een aanhangsel is in ieder geval de laatste dag van de looptijd van het contract. Een aanhangsel kan met terugwerkende kracht werken. Een projectpromotor kan genoodzaakt zijn hiervan gebruik te maken. Wel dient te worden vermeden hier misbruik van te maken vermits het geen voorbeeld is van goed bestuur en dit een risico inhoudt: men kan niet altijd uitgaan van de goedkeuring van de verantwoordelijke autoriteit en dient dus rekening te houden met een weigering indien de verantwoordelijke autoriteit van mening is dat de wijziging niet te rechtvaardigen is.
Voor een eenvoudige wijziging van de planning die geen wijziging van het aantal eindactiviteiten meebrengt is geen aanhangsel vereist.
In uitzonderlijke gevallen, bv. wanneer belangrijke wijzigingen worden aangevraagd die de aard van het project veranderen, dient het Selectiecomité te worden opgeroepen. Het comité zal dan analyseren of het gewijzigde project nog steeds te rijmen valt met de motivering op basis waarvan het oorspronkelijke project werd geselecteerd en zal zich in functie hiervan uitspreken over de geschiktheid van de wijziging.
Uiterlijk 2 maanden na afloop van het project moet elke projectpromotor een beschrijvend en financieel eindverslag doorsturen naar de verantwoordelijke autoriteit op basis van een standaardformulier dat beschikbaar is op de website. Dit document bestaat uit twee delen: de beschrijving van de activiteiten of het inhoudelijk verslag van het project en het financieel verslag en zal als basis dienen voor het eventuele bezoek van de eindevaluatie en het afsluiten van het dossier door de verantwoordelijke autoriteit alsook voor de eventuele controles van de Inspectie van Financiën of de Europese Commissie.
De beschrijving van de activiteiten moet nauwkeurig verwijzen naar de oorspronkelijke projectaanvraag en het projectbudget die als bijlage van het contract dienden. Na een overzicht van het verloop van het project en de eventuele problemen of moeilijkheden geeft het verslag in detail de gerealiseerde activiteiten met de geregistreerde activiteiten- en impactindicatoren. Indien nodig worden de verschillen met de oorspronkelijke doelstellingen gerechtvaardigd en geargumenteerd.
De bewijsstukken die als basis dienen voor de evolutie van de indicatoren moeten niet bij dit verslag worden toegevoegd. De verantwoordelijke autoriteit moet ze echter ter plaatse kunnen controleren.
Bij de beschrijving van de activiteiten moeten ook de timesheets worden toegevoegd van de personeelsleden van de organisatie die het project geleid hebben of eraan meegewerkt hebben. Ze geven aan hoeveel tijd per dag werd besteed aan de projectactiviteiten.
Er kan een financiële correctie worden gedaan indien de doelstellingen niet werden bereikt omwille van slecht beheer of onnauwkeurigheid (de details worden in het contract vastgelegd).
De bewijsstukken die als basis dienen voor de evolutie van de indicatoren moeten niet bij dit verslag worden toegevoegd. De verantwoordelijke autoriteit moet ze echter ter plaatse kunnen controleren.
Bij de beschrijving van de activiteiten moeten ook de timesheets worden toegevoegd van de personeelsleden van de organisatie die het project geleid hebben of eraan meegewerkt hebben. Ze geven aan hoeveel tijd per dag werd besteed aan de projectactiviteiten.
Er kan een financiële correctie worden gedaan indien de doelstellingen niet werden bereikt omwille van slecht beheer of onnauwkeurigheid (de details worden in het contract vastgelegd).
In het financieel verslag wordt een rekening met inkomsten en uitgaven opgenomen met een verklarend deel en een kopie van de bewijsstukken. Het verslag dient ingediend te worden door middel van de template die hier beschikbaar is. Dit is ongeveer dezelfde template als deze die bij het indienen van het project ingevuld moest worden, maar met ondermeer 1 extra kolom op elke detailpagina. In die kolom dient u per ingebrachte regel een duidelijke verwijzing te maken naar het overeenkomstige bewijsstuk en dat op een manier dat er geen twijfel mogelijk kan zijn en dat het stuk op eenvoudige wijze teruggevonden kan worden.
De bewijsstukken dienen daarom chronologisch gerangschikt te worden en elke stuk dient afzonderlijk een nummer te krijgen bestaande uit de volledige contractreferentie plus de nummer van het stuk: vb: EBF 2007-1-6
Bij het indienen van dit financieel verslag moet ook een kopie van alle relevante bewijsstukken in verband met de financiering van het project (contracten, beslissingen, decreten, brieven enz.) worden toegevoegd. Alle bewijsstukken (zoals de facturen) moeten in een overeenkomstige overzichtstabel worden vermeld.
Vergeet ook niet, indien van toepassing, om een officieel document komende van de FOD Financiën bij te voegen indien u de BTW als subsidiabele kost wenst in te brengen. Op dit document moet verklaard worden dat u direct noch indirect de door u betaalde BTW kan recuperen.
De eindafrekening
Het financieel dossier bevat een ondertekende en gedateerde aanvraag tot schuldvordering die verwijst naar het contract. Het bestaat uit volgende informatie:
1. het totaal bedrag van de kosten die werden gemaakt in het kader van het project
2. Het bedrag van de geïnde subsidies
3. het bedrag van de andere inkomsten van het project, onderverdeeld volgens financieringsbronnen (eigen middelen, publieke cofinanciering, inkomsten...)
4. het bedrag waarvoor terugbetaling wordt gevraagd bij de verantwoordelijke autoriteit
De twee volgende verklaringen dienen eveneens bij het financieel dossier te worden gevoegd:
1. de verklaring dat de subsidie van het project slechts afkomstig is uit één enkele bron van Europese financiering
2. de verklaring dat alle kopieën van bewijsstukken (huur, facturen, kassabonnen,...)gecontroleerd zijn en gecertificeerd volgens de interne procedures en dat ze bijgevolg toelating hebben om onderzocht te worden
Het financieel dossier omvat steeds een voortgang van de uitgaven waarin de reëel gemaakte kosten worden voorgesteld in functie van initieel budget van het project. Om het financieel dossier zo transparant mogelijk te maken moet in de boekhoudkundige en analytische registratie de bestemming van elk boekhoudkundig stuk weergegeven worden. Er wordt een gedetailleerde lijst gegeven van alle kosten onderverdeeld over de standaardposten met de vermelding van het uniek nummer van het bewijsstuk en, indien nodig, van de verdeelsleutel die eraan wordt gekoppeld. De verantwoordelijke autoriteit kan ter plaatse de bewijsstukken controleren. Op basis van deze gegevens en na een grondige controle, zal de verantwoordelijke autoriteit het eindbedrag bepalen van de subsidie. Deze subsidie zal het kleinste bedrag zijn van volgende bedragen:
· het maximum bedrag van de subsidie vermeld in het contract;
· de maximale cofinanciering die voortvloeit uit de vermenigvuldiging van de totale kosten die in aanmerking komen met het toelaatbaar percentage volgens het fonds (over het algemeen 50%, uitzonderlijk 75%, voor specifieke acties);
· het bedrag dat voortvloeit uit de toepassing van het principe van non-profit : het project mag niet winstgevend zijn; bv. Indien er onverwachte inkomsten gegenereerd werden zullen ze in mindering gebracht worden van het subsidiebedrag.
Een voorbeeld: laten we uitgaan van een project met een budget van € 10.000 dat voor 50% gesubsidieerd wordt. Indien de integrale som correct werd uitgegeven en de doelstellingen werden behaald, zal het fonds tussenkomen voor het maximum toegestane bedrag zijnde € 5.000.
Indien het budget overschreden wordt, zal de tussenkomst van het fonds worden beperkt tot het maximum toegekende bedrag. Het percentage van de cofinanciering is dan niet meer van toepassing.
Een voorbeeld: indien we vertrekken van hetzelfde project begroot op € 10.000. Om diverse redenen werd € 12.000 uitgegeven. Op basis van het percentage van subsidiëring van 50% zou men kunnen denken dat de bijdrage van het fonds € 6.000 is. De tussenkomst zal echter maar € 5.000 bedragen.
Dit principe is alleen van toepassing wanneer het globaal budget wordt overschreden en niet wanneer één begrotingspost wordt overschreden.
Indien de werkelijk gerealiseerde kosten lager uitvallen dan de geraamde kosten, zal het bedrag van de subsidie evenredig minder zijn dan hetgeen in het contract vermeld staat, dit om het maximale percentage aan subsidies niet te overschrijden.
Een voorbeeld: indien we vertrekken van hetzelfde project begroot op € 10.000. Om diverse redenen werd € 8.000 uitgegeven. Op basis van het contract zou men kunnen denken dat de bijdrage van het fonds € 5.000 is. De tussenkomst zal echter maar € 4.000 bedragen aangezien het project een maximale subsidiëring van 50% kan krijgen.
Indien de toepassing van deze twee regels opbrengsten meebrengt zijn ze niet meer van toepassing. Een voorbeeld: wanneer we uitgaan van hetzelfde project, begroot op € 10.000 waarbij € 10.000 werd uitgegeven. Maar de nationale cofinanciering bestaat uit gesubsidieerde posten tot € 6.000. De bijdrage van het fonds zal slechts € 4.000 bedragen want anders zorgt het project voor een winst van € 1.000 aangezien de nationale cofinanciering niet reduceerbaar is.
Op basis van alle gegevens die in het kader van de verslagen, eindafrekeningen, conclusies bij controlebezoeken zijn meegedeeld, stelt de verantwoordelijke autoriteit een verslag op voor het uitwerken van het hele jaarlijkse programma, waarbij een eindafrekening wordt gevoegd met alle verschuldigde bedragen voor de projecten.
Tegelijk zal een audit-instantie, de Inspectie van Financiën, een steekproef doen die overeenkomt met 10% van het totaal bedrag van het hele programma. De auditinstantie kan bij de eindafrekening nog correcties aanbrengen. Het eindverslag, verbeterd door de auditinstantie, wordt gevalideerd door de certificerende overheid en wordt nadien doorgegeven aan de Europese Commissie. Deze evalueert het verslag in functie van de beleidsprioriteiten en de doelstellingen die ze heeft goedgekeurd en die in het meerjarenprogramma staan.
Tegelijk zal een audit-instantie, de Inspectie van Financiën, een steekproef doen die overeenkomt met 10% van het totaal bedrag van het hele programma. De auditinstantie kan bij de eindafrekening nog correcties aanbrengen. Het eindverslag, verbeterd door de auditinstantie, wordt gevalideerd door de certificerende overheid en wordt nadien doorgegeven aan de Europese Commissie. Deze evalueert het verslag in functie van de beleidsprioriteiten en de doelstellingen die ze heeft goedgekeurd en die in het meerjarenprogramma staan.
De Europese Commissie kan eveneens beslissen om een audit uit te voeren over bepaalde projecten. Het is ook mogelijk dat zowel de Inspecteur van Financiën als de Europese Commissie een aantal projectuitvoerders wensen te ontmoeten om bijkomende controles uit te voeren. In dat geval treedt de verantwoordelijke autoriteit op als tussenpersoon die verantwoordelijk is voor de praktische planning.